Nuestro primer encuentro
En este breve y rápido transitar como emprendedora he ido conociendo distintos perfiles de clientes. En la entrevista inicial hay un tema que se repite: La falta de tiempo, porque lo invertís en tareas que son más apagafuegos que vuestra actividad principal. Y la solución: Yo, por supuesto. Hasta aquí todo bien, sin embargo, a la hora de la práctica nos ha surgido otra pregunta: ¿Cómo trabajar con tu secretaria virtual?
En un principio la respuesta es sencilla: Estás acostumbrado a realizarlo todo tu solo y has de cambiar el chip para delegar tus tareas administrativas en otro profesional. Sí, la pelotilla está en tu tejado, porque yo puedo llevar a cabo un sinfín de tareas, pero si no das el paso de confiar en mí, entonces seguirás haciéndolas tú. Confiar es delegar.
Todo lo que tienes que hacer
¿Qué tareas delegar en tu secretaria virtual?
Muchas. Las que quieras. Por ejemplo, la organización y la estructuración de tus documentos o la documentación de procesos. Tal vez necesites delegar la atención al cliente a través de llamadas y la gestión de tu correo electrónico, o tal vez la planificación de tu agenda o la gestión de compras, envíos y contratación de servicios… Sí, por supuesto, también la facturación de cobros y pagos de tu empresa o postear por ti en las redes sociales.
¿Tú a qué te dedicas? ¿Vendes softwares, cursos, alimentos ecológicos? ¿Produces artesanía, materiales para la automoción? ¿Eres profesional de la abogacía, del sector inmobiliario? … Y ¿qué quieres? ¿Estás desbordado y necesitas una ayuda puntual o quieres contar con una secretaria virtual en tu equipo de colaboradores?
Lo sé, estoy llenando tu tejado de pelotas de tenis. Y de verdad, contratar a una secretaria virtual por horas es sencillísimo. Plantéatelo paso a paso, por un lado es una muy buena manera de ir abriéndote en la ardua tarea de delegar, y por otro, vas a poder descubrir si encajas con ella para continuar colaborando a largo plazo.
¿Cómo sacarle provecho a tu secretaria virtual?
Empieza por esas tareas que menos te gustan porque seguramente sean las que más tiempo te roben. Uno de los servicios de nuestra profesión es ayudarte a resolver problemas, así que deja que nos encarguemos. Cuéntame cómo quieres que sea el resultado, la fecha de entrega, y estate abierto a recibir nuestro valor añadido. Recuerda que somos dos profesionales con los mismos intereses: un trabajo bien hecho. Si tú te sientes satisfecho, seguro que me vuelves a llamar.
Con los bonos por horas, mi objetivo es ser muy productiva, y para eso necesito tener una muy buena comunicación contigo. Me he dado cuenta de que compartir las expectativas por ambas partes nos resuelve muchas suposiciones, hace que vaya más al grano y entienda a la perfección cuál es mi tarea. También he descubierto que cuanto más detallados son los plazos mejor me organizo (esto realmente ya lo sabía, y es un MUST de la información que me has de proporcionar).
La relación que tenemos es de tú a tú y trabajar en equipo conlleva confianza, por eso te pido que las instrucciones que me des sean coherentes y que la información y formación que me entregues sea muy muy clara, para realizar todo como a ti te gusta, optimizando nuestros tiempos y mi productividad.
Una vez tenemos esto integrado, podemos hablar de colaborar a largo plazo, de las reuniones periódicas, estrategias y metas.
Si tienes claro que trabajar con tu secretaria virtual te va a ayudar a centrarte más en tu pasión profesional, has visto nítidamente las pelotas de tenis y quieres conocerme para que hablemos sobre un primer encargo para ver cómo trabajo. Reserva tus 15 minutos de una de mis Discovery Calls.
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