¿Vas a contratar? Empieza por aquí para definir el perfil profesional que necesitas

Definir el perfil de la persona contratada debería ser el primer paso al pensar en ampliar equipo. Este análisis detallado es mucho más que una simple formalidad: constituye la base para conseguir una alianza profesional efectiva. Contratar a alguien no empieza con una entrevista, ni siquiera con una oferta de trabajo. Empieza mucho antes: cuando te tomas el tiempo de definir con claridad el perfil profesional que necesitas contratar.

Lo sé bien porque lo he vivido desde dentro. Como secretaria ejecutiva freelance, una parte fundamental de mi trabajo es acompañar a empresas y profesionales en este proceso: entender qué necesitan delegar, con qué frecuencia, qué nivel de autonomía requiere el puesto… y cómo convertir todo eso en algo ordenado, concreto y delegable.

¿Por qué es tan importante definir bien el perfil?

Dedicar tiempo a pensar qué tipo de persona necesita tu negocio no es una formalidad, es la base para que tu contratación funcione. Hacerlo bien te permite:

• Saber exactamente qué qué competencias necesitas cubrir, o lo que es lo mismo, qué tareas vas a delegar y con qué nivel de autonomía
• Garantizar que las tareas asignadas correspondan con el nivel de responsabilidad y conocimientos de/la candidato/a
• Facilitar el proceso de selección y la adaptación al puesto
• Ahorrar tiempo y dinero en procesos de selección
• Preparar una incorporación fluida, sin improvisaciones
• Evitar la frustración tanto del empleador como del contratado por expectativas mal alineadas

Además, te obliga a revisar tus propios procesos. ¿Están claros? ¿Los tienes documentados? ¿Sabes qué tareas pueden delegarse y cuáles no?
Ahí es donde muchas veces empiezo yo: no ejecutando, sino ayudando a ordenar.

Ejemplo real: antes de contratar, documentar

Hace unos meses trabajé con una cooperativa educativa que quería incorporar a una persona de apoyo administrativo. No sabían por dónde empezar. Durante tres meses, les ayudé a documentar procesos internos, ordenar archivos, crear plantillas y definir funciones. Resultado: cuando llegó la nueva incorporación, todo estaba claro. El onboarding fue fluido y efectivo.

¿Qué incluye “definir el perfil”?

No es solo una lista de tareas. Es pensar en tres niveles:

1. Qué funciones necesitas cubrir:
   ¿Son administrativas? ¿Creativas? ¿Analíticas?
2. Qué competencias requiere el puesto:
   Tanto técnicas (herramientas, idiomas, experiencia) como blandas (autonomía, atención al detalle, discreción).
3. Qué lugar ocupa esa persona dentro de tu flujo de trabajo:
   ¿Es alguien de soporte? ¿Alguien que gestiona un área completa?

Por ejemplo, yo trabajo como secretaria ejecutiva digital. ¿Qué significa esto en la práctica? Que ofrezco servicios que van desde el soporte administrativo clásico hasta la organización documental avanzada o la creación de contenidos técnicos.

Un perfil como el mío incluye:

• Experiencia demostrada con herramientas ofimáticas y de colaboración: suites como Google Workspace, Office 365, gestores de tareas (Trello, Asana) y herramientas especializadas como Site Kit y GA4 en el ámbito de la analítica digital.
• Dominio avanzado de procesos de organización documental: etiquetado, clasificación digital, tratamiento de archivos, uso seguro de certificados digitales y gestión de la firma electrónica.
• Servicio de transcripción, corrección y traducción (español-inglés), garantizando calidad lingüística y accesibilidad internacional.
• Competencia en la creación y mantenimiento de bases de datos, hojas de cálculo, presentaciones profesionales y documentos internos o externos.
• Capacidad para documentar procesos de trabajo y crear manuales de procedimientos, contribuyendo a la transparencia y escalabilidad de la empresa.
• Flexibilidad y aprendizaje continuo, especialmente en la adopción y aplicación de nuevas tecnologías requeridas por el negocio.

Todo esto con una mirada estratégica, porque el objetivo no es solo “hacer tareas”, sino ayudarte a que todo funcione mejor y con menos carga mental.

Las tareas según el puesto en el proceso

A veces se confunde el rol de una secretaria ejecutiva con alguien que gestiona agendas o correos. Y sí, puede hacerlo. Pero también puede ser el engranaje que conecta y optimiza varios aspectos sensibles del negocio, somos gestoras clave en áreas sensibles del flujo de la empresa. Por ejemplo:

• Organización documental: Desde el orden de archivos digitales hasta el archivo físico, pasando por etiquetar, archivar, crear plantillas, gestionar certificados digitales, y garantizando acceso rápido y seguro a la información.
• Creación de contenido profesional: presentaciones profesionales, informes, manuales de procesos, plantillas, hojas de ruta para nuevos equipos y otros recursos que facilitan la comunicación interna y externa.
• Análisis de datos y reportes: desde revisar métricas de campañas hasta preparar resúmenes de actividad con herramientas como GA4.
• Soporte administrativo transversal: gestión de correo, agenda, atención de llamadas, coordinación con proveedores o asesorías… y recordatorios.

Otro ejemplo real: archivo digital al día

Una clienta creativa me contrató porque tenía años de trabajo desorganizado en Drive. En seis semanas le entregué una estructura clara, funcional y sostenible. Hoy su equipo trabaja desde cualquier lugar sin duplicados, sin perder tiempo y con un sistema de versiones controladas. Delegar ya no le da miedo.

Equilibrio entre necesidades, perfil y sueldo

Aquí toca ser honestas: no todas las tareas requieren el mismo nivel de especialización. No todo el mundo tiene el mismo presupuesto. Y, por supuesto, un error común es definir el perfil aspirando a la «persona todoterreno», sin considerar si se trata de tareas estratégicas o administrativas.

Por eso, te propongo que busques el equilibrio entre tus necesidades reales, el perfil que encaje y el sueldo que puedes asumir. Algunas claves para ayudarte:

• ¿Qué tipo de tareas son clave? ¿Son más de estrategia o de ejecución?
• ¿Qué nivel de autonomía y responsabilidad necesita el puesto?
• ¿Es una necesidad puntual o sostenida en el tiempo?
• ¿Te interesa probar con servicios externos antes de contratar?
• Nivel de confidencialidad y acceso a información sensible

Muchos de mis clientas empiezan con una colaboración puntual por horas y, cuando sienten que todo fluye, definen un perfil más estable.

A veces, el primer paso no es contratar a alguien.
Es poner orden. Y si necesitas ayuda en eso, ahí es donde entro yo. Desde Detuatu, puedo acompañarte en el camino para definir el perfil de la persona contratada.